Le rôle de l’état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie se compare, pièce par pièce, à l’état des lieux d’entrée. C’est cette comparaison, et elle seule, qui permet de mettre des réparations à la charge du locataire. Un état des lieux d’entrée incomplet ou imprécis se retourne contre le propriétaire : ce qui n’a pas été décrit à l’entrée est présumé avoir été remis en bon état.

Le document est établi de façon contradictoire, en présence des deux parties ou de leurs représentants. En cas de désaccord, il peut être dressé par un commissaire de justice, à frais partagés entre le propriétaire et le locataire. Son contenu minimal est fixé par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 : date, adresse, identité des parties, relevés des compteurs, clés remises et description de chaque pièce.

Quel délai pour restituer le dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie ne peut pas dépasser un mois de loyer hors charges pour une location vide, deux mois pour une location meublée, et il est interdit pour un bail mobilité.

Les retenues autorisées

Le propriétaire peut retenir les sommes restant dues (loyers, charges régularisées) et le coût des réparations locatives constatées par comparaison des états des lieux. Chaque retenue doit être justifiée : devis, factures ou, à défaut, une estimation sérieuse. Une retenue forfaitaire, sans justificatif, est contestable.

Surtout, il faut tenir compte de la vétusté, c’est-à-dire de l’usure normale liée au temps. Une peinture refaite il y a huit ans ne peut pas être facturée comme neuve. Le bail peut prévoir une grille de vétusté, qui fixe par équipement une durée de vie et un taux d’abattement annuel : c’est le meilleur moyen d’éviter les discussions.

La pénalité de retard

Chaque mois de retard dans la restitution du dépôt de garantie coûte 10 % du loyer mensuel hors charges.

La loi prévoit cette majoration pour chaque période mensuelle commencée en retard. Elle n’est pas due si le retard vient de l’absence de nouvelle adresse transmise par le locataire. Pour un loyer de 900 €, deux mois de retard coûtent donc 180 € de pénalités, en plus du dépôt lui-même.

Les réparations le plus souvent retenues

Relèvent en principe du locataire les dégradations qui dépassent l’usage normal : trous non rebouchés, peintures tachées ou abîmées bien avant leur fin de vie, joints de salle de bains noircis faute d’entretien, équipements cassés, logement rendu sale. L’usure normale d’un sol, d’une peinture ou d’un robinet après plusieurs années reste en revanche à la charge du propriétaire.

Et en location meublée ?

Les mêmes délais s’appliquent, avec un dépôt pouvant atteindre deux mois de loyer. L’état des lieux se double d’un inventaire du mobilier et des équipements : c’est lui qui permet de retenir le coût d’un objet manquant ou détérioré, toujours déduction faite de la vétusté.

Que faire en cas de désaccord ?

Si le locataire conteste une retenue, la première étape est un échange écrit, avec les justificatifs. À défaut d’accord, l’une ou l’autre partie peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation, puis le juge des contentieux de la protection. Un état des lieux précis et des retenues documentées sont alors vos meilleurs arguments.

La régularisation des charges au départ

Si le locataire payait des provisions pour charges, une régularisation doit être faite à son départ, sur la base des dépenses réelles. En copropriété, les comptes de l’année ne sont souvent arrêtés que plusieurs mois plus tard : c’est pourquoi la loi autorise à conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie jusqu’à cette date, puis à solder dans le mois qui suit l’approbation des comptes. Les justificatifs des charges doivent être tenus à la disposition du locataire, qui peut les consulter.

Comment éviter les litiges

• Soignez l’état des lieux d’entrée : description précise, photos datées, relevés des compteurs, inventaire complet en meublé ;
• rappelez au locataire qu’il peut compléter l’état des lieux d’entrée dans les dix jours, et pour le chauffage lors du premier mois de chauffe ;
• annexez une grille de vétusté au bail ;
• faites établir les devis rapidement après la sortie, pour respecter le délai de deux mois ;
• transmettez le décompte des retenues par écrit, avec les justificatifs, avant ou en même temps que le virement du solde ;
• tracez chaque restitution par virement, avec le détail des retenues.

Ces étapes sont au cœur de notre mise en location : états des lieux photographiés, inventaire contrôlé et restitution du dépôt dans les délais. Si des travaux sont nécessaires entre deux locataires, notre page travaux et sinistres en location explique ce qui relève du locataire et ce qui reste à votre charge. Et avant de relouer, l’audit locatif vérifie que le logement respecte toutes les règles de Saint-Ouen.

Quand le logement nous est confié, l’état des lieux de sortie est réalisé par votre administrateur de biens à Saint-Ouen-sur-Seine.

Une déduction réservée au régime réel

Tout commence par le choix du régime d’imposition. Si vos loyers bruts ne dépassent pas 15 000 € par an, vous relevez de plein droit du micro-foncier : vous déclarez vos loyers et l’administration applique un abattement forfaitaire de 30 %, censé couvrir toutes vos charges. Dans ce cas, vous ne déduisez rien d’autre, ni honoraires, ni forfait de 20 €.

Au-delà de 15 000 €, ou sur option, vous relevez du régime réel et remplissez la déclaration n° 2044. Vous déduisez alors vos charges pour leur montant réel. L’option pour le réel est irrévocable pendant trois ans : elle se prépare en comparant vos charges réelles à l’abattement de 30 %.

Ligne 221 : les honoraires de votre agence

La ligne 221 de la déclaration 2044 regroupe les frais d’administration et de gestion réellement payés : honoraires et commissions versés à un gestionnaire, rémunération d’un gardien ou d’un concierge pour la part non récupérable, frais de procédure engagés contre un locataire. Les honoraires de gestion courante de votre agence y figurent pour leur montant TTC, tels qu’ils apparaissent sur votre compte rendu annuel.

Ligne 222 : le forfait de 20 € par local

Certains petits frais sont impossibles à justifier au centime près : courrier, téléphone, déplacements, fournitures. L’administration les couvre par une déduction forfaitaire de 20 € par local et par an, à inscrire ligne 222. Ce forfait est fixe : vous ne pouvez pas déduire davantage, même si vos dépenses réelles sont plus élevées, et vous n’avez aucun justificatif à fournir. Il s’ajoute aux honoraires de la ligne 221 : il ne les remplace pas.

Le « local » s’entend de chaque logement loué : un propriétaire de trois appartements déduit 60 €.

Et les assurances ?

Les primes d’assurance se déclarent à part, ligne 223 : assurance propriétaire non occupant et garantie loyers impayés. Lorsque la garantie est incluse dans une formule de gestion globale, votre gestionnaire doit vous indiquer la part correspondant à l’assurance, pour la reporter sur la bonne ligne.

Un exemple chiffré

Prenons un deux-pièces à Saint-Ouen loué 1 000 € par mois charges comprises, confié en gestion à 6,5 % TTC des loyers encaissés.

Avec une tranche marginale d’imposition de 30 % et 17,2 % de prélèvements sociaux, ces 800 € de déductions réduisent l’impôt et les prélèvements sociaux d’environ 378 € : les 780 € d’honoraires ne coûtent plus, en réalité, qu’environ 400 € par an. Notre calculateur d’honoraires refait ce calcul pour votre loyer et votre formule.

Gestion courante et mise en location : deux honoraires différents

Une agence facture deux types d’honoraires : ceux de la gestion courante, calculés sur les loyers encaissés, et ceux de la mise en location, payés lors de la recherche d’un nouveau locataire et partagés avec lui dans la limite des plafonds légaux. La part des honoraires de mise en location restée à votre charge se déduit elle aussi, avec les frais d’administration et de gestion. Votre compte rendu annuel de gestion doit distinguer clairement ces sommes : c’est le document à conserver en cas de contrôle.

Les autres charges déductibles, à ne pas confondre

Les frais de gestion ne sont qu’une partie des charges déductibles au régime réel. Chacune a sa propre ligne sur la déclaration 2044 :

Micro-foncier ou régime réel : lequel choisir ?

Le régime réel devient intéressant dès que vos charges dépassent 30 % de vos loyers. Pour un loyer annuel de 12 000 €, l’abattement du micro-foncier représente 3 600 €. Si vous payez 780 € d’honoraires, 1 100 € de taxe foncière, 250 € d’assurances et 1 800 € d’intérêts d’emprunt, vos charges réelles atteignent déjà près de 4 000 € : le réel est plus favorable. Sans emprunt ni travaux, le micro-foncier reste souvent plus simple et plus avantageux.

Les pièges à éviter

• Déduire le forfait au micro-foncier : impossible, l’abattement de 30 % couvre déjà tout ;
• oublier les frais de procédure : commissaire de justice et avocat engagés pour un impayé se déduisent ligne 221 ;
• déduire les frais de mise en location d’un nouveau bail sans vérifier leur nature : la part des honoraires facturée au locataire n’est évidemment pas déductible par le propriétaire ;
• oublier de reporter le forfait chaque année : les 20 € par logement se déduisent à chaque déclaration, tant que le logement est loué ou proposé à la location ;
• confondre location nue et meublée : en meublé, les honoraires sont des charges du bénéfice industriel et commercial, déclarées sur d’autres formulaires.

Pour choisir la formule de gestion adaptée à votre logement, consultez notre offre de gestion locative à Saint-Ouen. Et si vous reprenez un logement dont la gestion a été négligée, notre audit locatif fait le point sur le loyer, le bail et les obligations avant toute décision.

Un mois à partir du récépissé de dossier complet

La règle est fixée par le Code de la construction et de l’habitation : la mairie dispose d’un mois pour notifier sa décision. Mais ce délai ne part pas du jour où vous déposez votre demande sur le portail Touriz. Il court à compter de la délivrance du récépissé de dossier complet. Tant qu’une pièce manque, rien ne commence.

En pratique, le délai total se décompose donc en trois temps : la constitution du dossier, qui dépend de vous ; la vérification de sa complétude par le service municipal ; puis le mois d’instruction proprement dit, pendant lequel un agent visite le logement.

Que se passe-t-il si la mairie ne répond pas ?

Si aucune décision ne vous est notifiée dans le mois qui suit le récépissé, l’autorisation est réputée accordée : c’est une autorisation tacite. Conservez précieusement le récépissé, car il vous servira de preuve et doit être annexé au bail. L’autorisation, expresse ou tacite, reste valable deux ans : si le logement n’est pas loué dans ce délai, elle devient caduque.

Pourquoi le délai coïncide avec le préavis du locataire

Saint-Ouen est en zone tendue : un locataire qui quitte un logement loué vide ne doit qu’un mois de préavis, comme en location meublée. Autrement dit, le temps dont vous disposez entre l’annonce du départ et la libération du logement est exactement celui dont la mairie dispose pour instruire votre demande. Attendre que le logement soit vide pour déposer le dossier, c’est accepter au moins un mois sans loyer.

Le bon réflexe : déposer la demande de permis de louer le jour où vous recevez le préavis de votre locataire.

La visite de l’agent peut avoir lieu alors que le locataire sortant est encore dans les lieux, à condition de l’organiser avec lui. Préparez le logement en conséquence : les points examinés portent sur la sécurité, l’hygiène et la décence.

Ce qui allonge le délai

• Un dossier incomplet : un diagnostic manquant ou périmé, et le délai ne démarre pas ;
• une autorisation sous conditions : la mairie exige des travaux dans un délai fixé, suivis d’une nouvelle visite ;
• un refus : il faut réaliser les travaux indiqués, puis déposer une nouvelle demande, qui fait repartir un nouveau délai d’un mois ;
• un DPE défavorable : un logement classé G ne peut plus être loué depuis 2025, quelle que soit la décision sur le reste du dossier.

Les immeubles anciens des quartiers Garibaldi – Les Puces ou Debain – Michelet – Bauer sont les plus exposés à ces allongements : installations électriques vétustes, humidité, ventilation insuffisante. Un contrôle préalable du logement évite la plupart des mauvaises surprises.

Les pièces à réunir avant de déposer la demande

Le dossier repose sur le formulaire Cerfa n° 15652*01 et sur le dossier de diagnostic technique, déjà obligatoire pour louer : DPE, état des installations d’électricité et de gaz de plus de quinze ans, constat de risque d’exposition au plomb pour les immeubles d’avant 1949, état d’amiante pour ceux dont le permis de construire date d’avant juillet 1997, et état des risques. Un diagnostic périmé suffit à rendre le dossier incomplet : vérifiez les dates avant le dépôt, pas après.

Vente, reconduction, nouveau locataire : quand refaire une demande ?

La reconduction du bail ou un avenant avec le même locataire ne demande pas de nouvelle autorisation. En revanche, chaque changement de locataire impose une nouvelle demande, avec un nouveau délai d’un mois. En cas de vente d’un logement loué, l’autorisation se transfère à l’acheteur par une déclaration (Cerfa n° 15663*01), sans nouvelle instruction.

Les communes voisines appliquent le même délai d’un mois, mais pas les mêmes critères : à Saint-Denis, le permis de louer vise tous les logements de plus de 15 ans depuis septembre 2025 ; à L’Île-Saint-Denis, tous ceux de plus de 10 ans.

Un exemple de calendrier

Votre locataire vous remet son préavis le 1er mars pour un départ le 31 mars. Vous déposez le dossier le 3 mars ; le récépissé de dossier complet arrive le 10 mars. L’agent visite le logement le 20 mars, pendant que le locataire est encore là. La mairie a jusqu’au 10 avril pour répondre : si l’autorisation arrive fin mars, vous signez le nouveau bail dès le 1er avril, sans aucun mois de vacance. Si vous aviez attendu le départ du locataire pour déposer la demande, le logement serait resté vide jusqu’en mai.

Comment gagner du temps

1. Vérifiez dès aujourd’hui l’année de construction de l’immeuble et la validité de vos diagnostics ;
2. déposez la demande dès la réception du préavis ;
3. corrigez avant la visite les défauts les plus fréquents : prises, tableau électrique, aération, traces d’humidité ;
4. préparez l’annonce en parallèle, pour organiser les visites dès l’autorisation obtenue.

Le détail des pièces à fournir et des sanctions figure dans notre guide du permis de louer à Saint-Ouen. Et pour faire contrôler votre logement avant le dépôt du dossier, notre audit locatif vérifie le permis de louer, le DPE, le plafond de loyer et la décence en une seule visite.

Pour les propriétaires qui nous confient leur bien, ce délai est anticipé dès la réception du préavis, dans le cadre de notre service de gestion locative.